Re: Tournoi sur Paris les samedi et dimanche 9 et 10 mai

[Yokho]

Je suis partant pour t'accompagner le vendredi soir. Mais il faut s'attendre à ce qu'on aille avec 0 personne ou 30 personnes.
Le samedi soir il me semble qu'il y a un repas à Fun-in-ball.
Je ne sais pas où est le programme! =P

Est-ce utile de prévenir les centres culturels allemands, hongrois et finlandais?

[Jam]

de toute facon c'est direct avec le rer C (du moins pour la tour eiffel) on peut organiser ca a l'arrache. C'est tout l'avantage.

Mais peut etre envoyer un mail à ceux qui viennent pour evoquer l'eventualité et voir en fonction de leur heure d'arrivée.

[Rgotfra]

Le dortoir où seront hébergés nos amis etrangers n'est pas directement à côté de fun'in ball mais par contre juste au pied du métro "les agnettes" de la ligne 13

Les joueurs étrangers vont arriver un peu en ordre dispersé et effectivement ce serait bien d'accompagner les personnes qui seront déjà arrivées et interessées à travers un petit tour de paris
On ne peut faire ça que le vendredi après-midi et en debut de soirée.
Le samedi est déjà prévu un repas tous ensemble à fun'in ball (par contre j'aimerais bien qu'on reponde à mon mail à ce propos, pour savoir combien de repas il faut reserver)

[Yokho]

Pas assez de leadership François! =))))

[Rgotfra]

Voici un copier/coller du bilan du tournoi

Bonjour à tous,

Je voulais écrire un petit bilan de ce 1er tournoi international, mais Yokho a dégainé avant moi et de toute façon j'avais besoin de recul avant de pouvoir analyser et faire le point sur le week-end dernier .
Je developperai mon point de vue un peu plus loin dans ce mail, mais globalement je rejoins l'avis des personnes qui se sont déjà exprimé jusqu'ici (Yokho, Alex, M-C).
je vais ausi profiter de ce mail pour faire un bilan chiffré du tournoi et rappeler comment on en est venu à l'organiser

Remerciements
Alors avant toutes choses, je voulais remercier toutes les personnes qui ont aidés à la bonne tenue de ce tournoi, et elles ont été nombreuses à apporter leurs pierres à l'édifice. Que ce soient les conducteurs qui ont raccompagné les joueurs de (et à) l'aéroport, Mélo qui a géré l'ensemble de l'aspect sportif du tournoi, Yokho qui a pris sur son précieux temps de futur expatrié de monter un logiciel fiable et pratique pour la gestion de tournois, Les personnes qui ont acceptées de rester dormir au milieu de 9 gros hongrois qui ronflent pour garder le dortoir, ceux à qui j'ai demandé de nombreux services à l'arrache (surtout le dimanche soir) alors que ça ne les arrangeait pas, et tous ceux qui se sont proposés d'accueillir chez eux des joueurs (même si finalement cela n'a pas été retenu).
Bref j'ai le sentiment que sur ce tournoi vous étiez nombreux à avoir aidé et voulu aidé, et je ne pense pas qu'on ai tellement manqué de moyens humains. Par contre, effectivement je pense que nous n'avons pas su suffisamment coordonner tout ce benevolat qui a même été interpellé au dernier moment. Bref qu'il y a eu un déficit au niveau de l'organisation.

Organisation
Je reviens donc sur les propos de Yokho. Et oui le principal souci fut que j'ai été seul dans la gestion et la coordination d'un événement aussi important. ça tient d'ailleurs en grande partie à moi-même et je ne peux que m'en vouloir.
Je suis à l'origine de ce tournoi certes et je n'ai effectivement pas concerté grand monde avant de prendre la responsabilité (et d'engager nos assos dans de telles responsabilités) d'accueillir ou non un tournoi de ce type.
De plus, même si je le sais depuis quelque temps, ça a été criant à cette occasion : j'ai l'habitude d'être un exécutant qui pense aux détails et j'ai beaucoup de mal à déléguer. J'aime tout maîtriser et c'est un très gros défaut quand on se retrouve à un poste à responsabilité comme le mien. Il va me falloir évoluer si je veux que fédé et clubs fonctionnent correctement et eviter de faire de "l'hyperpresidence".
Ce n'est effectivement plus à refaire, car d'une part ce n'est pas comme ça qu'on peut organiser sereinement un tournoi international, et que j'ai finit sur les rotules dimanche soir, au bord de la crise de larmes et à bout physiquement. J'ai même eu l'envie de tout plaqué alors que dieu sait que j'aime ce sport et porté des projets comme celui-ci.
En résumé, j'ai moi-même instauré un déséquilibre et cela sera à éviter à l'avenir si on souhaite pérenniser ce genre d'événement. Sans parler que cela provoque de nombreuses erreurs qui pourraient être lourdes de conséquence pour l'ensemble de l'asso.

Petit moment historique
Il faut aussi avouer que cette compet' a été organiser en un temps record (1mois 1/2 environ) et qu'elle n'était nullement prévu au calendrier de l'année.
Très concrètement à cette période devait avoir lieu l'open d'allemagne, finalement reporté au mois d'octobre. Ce devait pourtant être l'occasion idéale de préparer la coupe du monde en juin.
C'est dans cette optique là qu'est née l'idée de faire un petit tournoi "à la bonne franquette" pour permettre à l'équipe de France de jouer quelques gros matchs avant de partir au vietnam. Et par ailleurs de permettre à nos nouveaux les plus prometteurs de découvrir le haut niveau.
ce devait être au départ un tournoi avec juste 4 joueurs de hongrie, 4 d'allemagne et 4 de finlande. Plus nos joueurs français. Bref quelque chose de tout à fait organisable en hébergeant à droite et à gauche. Et sans nécessiter de grand besoin en coordination
Mais le tournoi a pris de l'ampleur sans que je m'en rende de suite compte, et spontanément et inconsciemment n'est pas resté du tout dans les mêmes limites de taille et d'ambitions.
Au lieu de concerner 6 ou 8 équipes dont une douzaine de joueurs étrangers, c'est devenu un vrai tournoi international comptant 12 équipes et 28 étrangers. Nécessitant une vraie logistique en bouffe, hébergement, et transfert.
Bref totalement autre chose.
Par conséquent ce n'était plus possible de le faire gratuitement (mais je n'ai pu prévenir nos partenaires étrangers que 3 semaines avant le tournoi, ce qui est une des conséquences du couac avec les hongrois).
Si on ajoute à cela, que je me suis senti un peu seul dans la gestion du club de Paris cette année (ce n'est pas une critique Yokho, mais plutôt un constat après coup. mais entre ton voyage du premier trimestre au vietnam puis tes préparatifs pour ton départ définitif, tu n'as pas eu à gérer les points chauds du club cette année) en plus de celle de la fédé, ceci explique que je me sois senti très vite dépassé par les événements. Et il était trop tard pour réorganiser les choses à temps.
A l'avenir on saura bien plus tôt qu'on organise une telle compet', et nous aurons tous les moyens possible pour prévoir les moindres details et nous organiser au mieux

Fun'in ball
Au début il était prévu que nous fassions cette compet' au gymnase choisy (comme en décembre) mais on ne nous laissait le gymnase à disposition sur un temps plus réduit. Et au même moment fun'in ball nous a contacté, souhaitant développé au sein de leurs structures des sports peu connu et originaux... comme le notre
Outre ce tournoi, il nous ouvre des portes sur un encadrement hebdomadaire de jeunes dès cet été, sans qu'on ait la moindre paperasse à gerer, des démos auprès d'évenement médiatique fort (comme la journée du psg le 27 mai).
Bref c'est un partenariat qui débute, qui est loin d'être parfait mais qui nous ouvre bcp de choses intéressantes. pour l'instant il etait difficile de refuser une telle opportunité.
Pour ce tournoi Fun in ball nous a mis à disposition leur 4 terrains pendant le week end entier. Normalement ils louent aux joueurs de badminton 20 euros l'heure le terrain. Donc pendant 2 jours à raison de 8 heures ça fait un investissement de près de 1280 euros pour eux. Ce qui prouve leur envie de promouvoir le plumfoot
Alors oui leur salle a de nombreux défaut, en particulier du côté du prix, mais elle présente le gros avantage de pouvoir bosser avec des personnes motivées. Il est toutefois prévu qu'on fasse un bilan ensemble avec les responsables de fun'in ball. ce sera pour nous l'occasion de voir comment améliorer les choses si on veut continuer à faire des tournois ensemble.
De plus le faire chez eux, permettait de se décharger de l'organisation d'une buvette, pour laquelle il aurait fallu trouver des responsables, faire des courses, tenir une compta, etc... ça aurait certes été moins cher, mais avions nous les moyens de proposer et d'organiser ça par nos propres moyens ? je n'en suis pas sur.
En tout cas aucune convention n'a été prévu entre eux et nous concernant la bouffe et la boisson, et je n'ai reçu jusqu'ici aucune critiques autour des denrées ramenées par les joueurs et viets. Toutefois j'aurais compris s'ils avaient raler, compte tenu du sacrifice financier qu'ils ont fait pour nous lors de ce tournoi.
A l'avenir rien ne nous oblige à organiser des tournois avec eux. On peut aussi faire des demandes à la mairie de paris (comme en décembre) à charge aux responsables de peser les avantages et inconvénients de chaque possibilité. la mairie de paris par exemple ne nous préviens que tard de la réservation de la salle, nous obligerait à gérer buvettes et bouffes, et à nettoyer la salle. Pour l'instant je ne sais pas ce qui est le mieux... à voir...

Le fair-play
Je n'ai pas trop vu la finale entre hongrois, donc je n'ai pas été témoin du comportement de Gabor, mais son attitude est effectivement regrettable. Je me permettrais de dire à janos, qu'il a choqué bcp de monde, et que ce comportement peut brouiller notre image en France qu'on a volontairement développer autour du fair-play et du respect (cet aspect a bcp impressionné la prof de sport du 13ème ou les différents spectateurs de canteleu par exemple).
Je questionnerais la question de sanction possible si ce genre d'événement se reproduisait à l'avenir.
Si j'avais arbitré ces matchs là, j'aurais très certainement donné un avertissement à Gabor, voir des pénalités si ça se reproduit. je trouve même que la question de l'expulsion se pose en cas de comportement ouvertement agressif et répétitif au cours des matchs.
A mon sens un joueur qui a été expulsé une fois lors d'un tournoi, se devrait d'être suspendu automatiquement l'année suivante pour ce même tournoi. A réfléchir, mais il en va de l'image de notre sport.
Cela pose aussi la question de l'arbitrage. rien n'a été particulièrement prévu de ce côté ci pour ce tournoi, c'est un des points à définir très concrètement pour les prochaines éditions.


La promotion
L'organisation de ce tournoi s'est fait sur un temps bien trop court pour pouvoir faire un vrai travail de promo. A l'avenir fun'in ball peut nous aider dans ce domaine. Et connaitre 6 mois à l'avance les dates nous permettrons de démarcher media, public et sponsor à l'avenir. Encore une grande évolution à mettre en place, mais nous serons mieux outiller l'année prochaine pour ça.

[Rgotfra]

la suite

le buffet
L'idée c'etait de faire un moment festif tous ensemble le samedi soir, et le traiteur etait un moyen de se decharger de l'orga de ce moment là. Finalement le tari c'est révélé très cher pour ce que c'était et la bouffe etait elle vraiment le meilleur moment festif. N'aurait-il mieux pas valu un resto, ou une soirée avec musique ? faire ça le dimanche ? etc... encore une fois quelque chose à approfondir à l'avenir.

Les imprévus qui auraient pu coûter cher.
C'est au cours de ce tournoi que j'ai pris conscience des possible conséquence sur une association de details parfois insignifiants.
J'ai 2 exemples précis en têtes qui auraient pu avoir des conséquences financières difficile pour le club si celui ci n'avait pas été en si bonne santé financière (merci le nombre d'adhésion cette année )
- le repas du samedi : Avec fun'in ball nous avions prévu de commander une cinquantaine de repas pour le samedi soir. A ma charge de repreciser le nombre quelques jours avant le repas en question. J'ai malheureusement reçu des reponses de certains au dernier moment et je n'ai donné le nombre de repas exact que le vendredi (41 repas). Donc à savoir une dizaine de repas en moins. Or le traiteur avait déjà tout commander et nous avons du payer ces 8 repas supplémentaires. ce qui fait 160 euros...
des détails qui coûtent chers et de l'argent perdu bêtement. la prochaine fois je serai intransigeant sur les dates de confirmation egt tant pis pour ceux qui répondent trop tard...
- la participation financière des hongrois : ce fut la very bad news du week end. En gros les hongrois nous ont mis devant le fait accompli qu'ils ne pouvaient pas payer leur participation de 40 euros par personne. C'est à la fois une conséquence du flou dans l'information concernant la participation financière et ce qu'elle couvrait et du nivx de vie à Paris auquel ils ne s'attendaient pas. les hongrois n'ont pas été très fair-play non plus sur ce cas là. Ils nous auraient prévenu une semaine à l'avance on aurait pu trouver des solutions (hébergement chez les joueurs pour ces 9 personnes, annulation du repas du samedi soir); la diplomatie m'a obligé a exprimer mon point de vue de façon detourner. Mais n'étant pas au-dessus de tout reproche non plus (sur la qualité de l'information donnée) je ne pouvais pas trop la ramener :s.
Bon après de longues négociations on a pu trouver un arrangement qui nous permettra de tomber sur nos pattes rapidement :
- nous avons eu 5 paires de chaussures gratuitement : la vente de celles-ci ira directement dans la poche du club de paris := 250 euros
- nous aurons la gratuité pendant l'open de hongrie pour nos joueurs ( qui etait de 20 euros par joueurs). En fonction du nombre de joueurs partant là-bas, nous définirons un prix de participation pour nos joueurs, cet argent allant dans les caisses de l'appdc pour combler les 400 euros de déficit du à l'absence de participation des joueurs hongrois.
A l'arrivée on s'en sort bien, mais on voit comment certains details peuvent prendre des importances dramatiques.
On peut aussi ajouter à ces imprévus, ma blessure au genou, qui nous a obligé à organiser des solutions de secours à l'arrache. ça prouve encore une fois, qu'il ne faut pas qu'une organisation soit dependante d'une seule personne.
En tout cas merci à Aurélie de s'être levé si tôt pour raccompagner les autrichiens à roissy, à Mathieu d'avoir accepté de gerer la dernière soirée au dortoir qui etait loin d'être la plus sereine et à Alex de s'être libéré pour canaliser nos amis etrangers qui ont oublié le mot sobriété.

les inscriptions au tournoi
Cela ne concerne pas tellement les joueurs de paris, mais il est important de rappeler cette étape là.
J'ai reçu des informations très très tard concernant la participation de certaines équipes. Il n'a pas été facile d'avoir des réponses claires de Canteleu, Marseille ou bien certains joueurs etrangers dans un délai raisonnable.
c'ets bête mais ça m'a fait perdre un temps et une énergie incroyables avant ce tournoi.
La prochaine fois, il y aura des dead-line beaucoup plus strictes et tôt. Mais encore une fois cela ne concerne pas tellement les parisiens qui se sont adaptés à la situation et ont même accepté de ne connaître leurs équipes qu'au dernier moment .... (emrci à eux )

Les retours sur le tournoi
malgré ce couac avec les hongrois et les imperfections dejà constatées , je n'ai eu directement ou indirectement que des retours positifs de nos amis étrangers. Ils étaient tous très content de venir jouer sur paris, ont apprécié la forme spéciale du tournoi et furent heureux qu'une nouvelle date internationale s'ajoute au calendrier (surtout dans ce contexte d'annulation de coupe du monde).
Mine de rien on commence à avoir une parole importante auprès des autres fédés. Tant notre prise de position pour la coupe du monde, que l'organisation de cette compet', que le developpement du sport chez nous impressionne les autres nations.
ce n'est pas negligeable au moments où il faudra faire entendre d'eventuelles positions. Et cela brise un peu l'hégémonie que l'allemagne et la hongrie ont depuis le début. Finalement nous sommes le seul petit pays qui tente de faire des choses, et cela paie . Janos (le président hongrois) m'a même signifié cela : La france est la seule derrière l'allemagne et la hongrie à se developper reellement et cela est très positif pour notre sport.
Par ailleurs, j'ai eu d'excellent retour de fun'in ball qui a été très heureux d'accueillir en son sein un événement aussi particulier ça a totalement répondu à leur envie de faire des choses différentes. En terme d'image je pense qu'ils sont très content )))

La question de l'investissement de chacun
Je boucle la boucle de ce long mail.
je ne pense pas qu'il faille faire en sorte que la participation à la tenue d'evenements particuliers soit obligatoire pour les membres du club.
On risquerait de faire fuir des personnes qui ne veulent que decouvrir un loisir fun et y venir juste pour s'amuser.
Plus notre sport se developpera plus le pourcentage "d'adhérents loisirs" sera important. tout le monde ne peut pas s'investir comme un mordu et c'est normal.
Par contre les "consommateurs" ne peuvent pas avoir le beurre et l'argent du beurre, et il est généralement plus difficile d'entendre les critiques de personnes qui n'ont pas dépensé d'énergie dans la création d'un projet. bref quelque part elles ont moins leur mot à dire.
Très franchement je ne pense pas que notre club manque de personne motivées et j'ai le sentiment que beaucoup, et même parmi des personnes qui ont intégrées notre club il y a quelques mois )))), veulent faire avancer les choses.
Et encore une fois, beaucoup de personnes ont aidé au cours de ce tournoi et on participé à de nombreuses choses
Par contre, il faut faire avancer les choses au niveau des structures même (clubs et fédé) où les choses doivent être planifié en amont et mieux se repartir les taches de coordination.
Ce tournoi fut assez particulier, il fut organisé dans un temps extrêmement court et n'a pas été issu d'une concertation. Par conséquent j'ai phagocyté l'ensemble de son organisation, ce qui fut une grosse erreur et j'en i payé les pots (genoux) cassé.
les erreurs ça sert à avancer, et si la fédé et le club souhaite réorganiser ce genre d'événement nous aurons je pense tant les outils que les moyens humains pour l'organiser dans de meilleures conditions. et quand bien même ce ne serait pas le cas, nous reverrons nos ambitions à la baisse en attendant d'avoir tout ce qu'il faut en nos mains pour se reattaquer à ça.

Bon je pense avoir fait le tour des (nombreux) sujets à aborder autour de ce tournoi
Encore une fois merci à tous pour m'avoir lu (déjà) et surtout pour votre aide le week-end dernier.
il ne me reste qu'à rappeler quelques chiffres pour donner une vague idée de ce que ce tournoi à representer :

Il y a eu au cours de ce tournoi :

- 12 équipes
- 44 joueurs (dont 27 joueurs étrangers, 2 joueurs de Marseille, 2 de footbag, 16 de Paris)
- 7 filles d'inscrites
- 8 nations différentes (Hongrie, Allemagne , Finlande, Grèce, Autriche, Serbie, Vietnam et France)
- 18 heures de jeu
- sur les 4 terrains donc plus de 50 heures de jeu
- 624 euros de budget dortoir (3 soirs à 8 euros par joueurs)
- 1000 euros de budget traiteur (50 repas à 20 euros)
- 130 euros de budget divers (medailles, petit dej', essence)
- 980 euros d'encaisser (600 euros des joueurs étrangers et 380 des joueurs français)
- 360 euros de manque à gagner de la part des Hongrois (voir problème sus-cité)
- 140 euros de repas dans le vide (7 repas de trop decommandé trop tard)
- un bilan financier négatif donc de 644 euros (problème hongrois compris) qui aurait été de 144 euros sans les soucis évoqués.
- 5 paires de chaussures hongroises de gagnées (valeur totale 225 euros)
- 1 coupe, 15 médailles (5 d'or, 5 d'argent, 5 de bronze)
- 50 jours de préparation (du 20 mars au 9 mai)
- 4 bagnoles de disponibles
- 15 ans le joueur le plus jeune (Léo), 53 le joueur le plus vieux (Janos père)
- 8 euros le prix d'une Bruschetta à fun'in ball
- 4 euros le prix d'une pinte de bière
- 95 degrés le taux d'alcool de la palenka artisanale qu'on m'a offert

[Yokho]

1 genou pété? =)

[Rgotfra]

Salopard

[Mélo]

Anthony arrivera t-il à 10 messages avant que j'arrive à 1000? Trop de suspens!

Et bien non!

[Tony]

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